Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι πλέον υποχρεωτική!

Η εφαρμογή του μέτρου θα γίνεται με τη χρήση κάρτας εργασίας σε ψηφιακό ρολόι παρουσίας προσωπικού ή τερματικό ωρομέτρησης και τα στοιχεία θα διαβιβάζονται ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα ΕΡΓΑΝΗ μέσω του λογισμικού της EPSILON HR. Πλέον θα υπάρχει καθημερινή και real-time ενημέρωση του ΕΡΓΑΝΗ II μέσω του EPSILON SMART ERGANI για κάθε μεταβολή που αφορά στο χρόνο εργασίας των εργαζομένων, όπως:

• ώρα έναρξης και λήξης της εργασίας
• ώρα έναρξης και διάρκεια διαλείμματος
• υπέρβαση του νομίμου ωραρίου εργασίας
• κάθε είδους άδεια και υπερωρίες κ.ά.

Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED καλύπτει την ανάγκη σημάνσεων κάρτας και την ενημέρωση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με επιπλέον δυνατότητα ενημέρωσης και του λογιστή. Η σήμανση κάρτας απαιτεί τερματικό ωρομέτρησης και η ανάγκη αυτή καλύπτεται εξίσου με ειδικό προσαρμοσμένο σύστημα (π.χ. tablet) από την μοναδική ενιαία λύση της αγοράς.

To EPSILON SMART ERGANI ADVANCED είναι η ΜΟΝΑΔΙΚΗ ΛΥΣΗ της αγοράς που συνδέεται αυτόματα με τη συντριπτική πλειοψηφία των λογιστικών γραφείων, αλλά και των εσωτερικών εφαρμογών μισθοδοσίας. Διασφαλίζει στο 100% την ασφάλεια του εργοδότη για αποφυγή παραβάσεων, ενώ παράλληλα καθοδηγεί τον εργαζόμενο στην ορθή χρήση της ψηφιακής κάρτας, παρέχοντας, επιπλέον, στον λογιστή / υπεύθυνο μισθοδοσίας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που συμβάλλουν στον ορθό υπολογισμό μισθοδοσίας.

Δείτε ενδεικτικά 3 περιπτώσεις προειδοποιητικών μηνυμάτων σε εργοδότη και εργαζόμενο:

Έστω ότι έχει ξεκινήσει το ωράριο και ο εργαζόμενος δεν έχει χτυπήσει κάρτα: Η εφαρμογή ενημερώνει τον εργαζόμενο μετά το πέρας π.χ. 10 λεπτών από την είσοδο που ορίζεται στο δηλωμένο ωράριο κι έτσι αποφεύγεται μια πολύ σημαντική παράβαση. Η ενημέρωση γίνεται παράλληλα και στον εργοδότη. Αυτή είναι μια αποκλειστική λειτουργικότητα λόγω της αυτόματης επικοινωνίας με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπεύθυνου μισθοδοσίας του εργοδότη. καθώς έτσι γίνεται σύγκριση με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.

Έστω ότι ο εργαζόμενος χτυπάει την κάρτα σε ημέρα ή ώρα που δεν υπάρχει δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Η εφαρμογή ενημερώνει αυτόματα τον εργοδότη κι έτσι παρέχεται η δυνατότητα άμεσης υποβολής ψηφιακού ωραρίου (σε περίπτωση αμέλειας).

Έστω ότι ο εργαζόμενος που ξεκινάει εργασία στις 08.00, έρχεται και χτυπάει την κάρτα στις 07.30. Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα α) ενημέρωσης εργοδότη- εργαζόμενου για σημαντική πρόωρη προσέλευση, β) κατόπιν παραμετροποίησης, να μη δεχτεί τη σήμανση έως ότου αυτή γίνει σε αποδεκτό – με το δηλωμένο ωράριο – χρόνο.

Λόγω της αποκλειστικής επικοινωνίας του EPSILON SMART ERGANI ADVANCED με την εφαρμογή μισθοδοσίας, διασφαλίζεται στο έπακρο η άμεση, πλήρης και ορθή ενημέρωση εργοδότη και εργαζομένων με τις ακόλουθες μεθόδους:

α) άμεσα στην οθόνη σήμανσης κάρτας (ορατή από εργαζόμενο)

β) μέσω email σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο

γ) μέσω viber / sms μήνυμα σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο.

Η εφαρμογή καλύπτει στο έπακρο αυτή την υποχρέωση, ενώ παράλληλα διασφαλίζει άμεση πρόσβαση στα δεδομένα, τόσο στον εργοδότη, όσο και στην εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπευθύνου μισθοδοσίας.

Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED συνδέεται online με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπεύθυνου μισθοδοσίας του εργοδότη και παρέχει αποκλειστικές αυτοματοποιημένες διαδικασίες υπολογισμού μισθοδοσίας με παράλληλες δυνατότητες απεριόριστων παραμετροποιήσεων σε θέματα ωρομέτρησης (π.χ. διαχείριση προγενέστερης προσέλευσης ή μεταγενέστερης αποχώρησης).

Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED, λόγω του μοναδικού πλεονεκτήματος online επικοινωνίας με τις εφαρμογές μισθοδοσίας, παρέχει:

• Δημιουργία και διαχείριση ψηφιακών ωραρίων εργασίας (ημερήσια, εβδομαδιαία, σταθερά) με online ενημέρωση της εσωτερικής εφαρμογής μισθοδοσίας ή του εξωτερικού λογιστή.
• Δυνατότητα απευθείας υποβολών Ψηφιακών Ωραρίων (έκτακτων ή προγραμματισμένων) στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ από τον χρήστη.
• Δυνατότητα διαμόρφωσης και υποβολής έκτακτων ή προγραμματισμένων υπερωριών με online ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας.
• Δυνατότητα διαμόρφωσης προγράμματος Αδειών -Απουσιών με online ενημέρωση της εσωτερικής εφαρμογής μισθοδοσίας ή του εξωτερικού λογιστή.

Η δυνατότητα αυτή παρέχεται και σε αυτόνομη λειτουργία ωστόσο μια τέτοια ενέργεια ενέχει σοβαρούς κινδύνους για τον εργοδότη καθώς:

• δεν διασφαλίζει τη σύγκριση των χτυπημάτων κάρτας με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο
• δεν διασφαλίζει την αυτόματη ενημέρωση του λογιστή / υπευθύνου μισθοδοσίας για τυχόν έκτακτες αλλαγές σε ωράρια ή σημάνσεις κάρτας
• δεν παρέχει ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας για θέματα αδειών /ασθενειών / απουσιών με σοβαρούς κινδύνους παραλείψεων ή αναντιστοιχιών που ενέχουν σημαντικές κυρώσεις
• δεν παρέχει καμία αυτοματοποίηση στον υπολογισμό μισθοδοσίας, κάτι το οποίο μεγιστοποιεί και τις υποχρεώσεις του εκάστοτε εσωτερικού ή εξωτερικού λογιστή / υπευθύνου μισθοδοσίας.

Με βάση το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο, τις δηλωθείσες προσαυξήσεις (π.χ. υπερωρίες) και τις δηλωθείσες άδειες / ασθένειες παρέχεται αποκλειστικά μέσα από το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED, το οποίο έχει το μοναδικό πλεονέκτημα αυτόματης αποστολής στην εφαρμογή μισθοδοσίας όλων των δεδομένων μισθοδοσίας (ώρες, ημέρες, νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες, άδειες, ασθένειες, απουσίες κ.ά.) διαμέσου online επικοινωνίας. Με αυτή τη δυνατότητα, ο λογιστής / υπεύθυνος μισθοδοσίας αποφεύγει χρονοβόρες διαδικασίες καταχωρίσεων και ελέγχου των δεδομένων.